Robuste organisasjoner. Hvordan jobbe med sikkerhet på risikofylte arbeidsplasser gjennom de ansatte?

Det finnes arbeidsplasser som jobber i høy grad av risiko men som likevel klarer å holde antall uønskede hendelser lave. Dette er virksomheter innen eksempelvis petroleum, kjernekraft og flytrafikk og kalles robuste organisasjoner. Hvordan klarer de å jobbe i høyrisikofylte omgivelser og likevel ha så få antall ulykker?

En av de mest kjente teoriene innen robuste organisasjoner (eller high reliability organizations ofte forkortet «HRO») er utviklet av Weick og Sutcliffe (2007) som hevder at det kan være de ansattes fokus og oppmerksomhet på arbeidsplassen som er en grunnleggende årsak. De peker på fem oppmerksomhetsprinsipper det kan se ut som om de ansatte behersker bedre her enn ved arbeidsplasser som i større grad opplever uønskede hendelser. De tre første prinsippene involverer organisasjonenes evne til å komme uventede hendelser i forkjøpet, og de to siste går mer på organisasjonenes evne til å håndtere de uventede hendelsene.

1) Er opptatt av småfeil
Med dette menes at de håndterer småfeil og forsømmelser som et symptom på at noe kan være galt i en større sammenheng og vil derfor ikke bare avfeie de. De tas på alvor fordi man vet at mange små feil samtidig ofte er det som fører til storulykker (Reason, 1997).

2) Unngår overforenklinger
I og med at det ligger i menneskets natur å forenkle er dette noe man må jobbe aktivt med. Jo mer kreativ man er på hva som kan skje av ulike scenarier, jo større mulighet er det for å ha tenkt gjennom, og dermed være bedre forberedt på situasjoner som kan oppstå. De jobber derfor aktivt mot å skape mer komplette og nyanserte bilder av de situasjonene de står overfor. De ser på det å ha ulike syn og skepsis i situasjoner som en styrke de utnytter for å få mest mulig informasjon bak beslutninger som tas.

3) Er sensitiv til pågående operasjoner
De er oppmerksomme på det som foregår i frontlinjen hvor selve arbeidet utføres og har fokus på situasjonsforståelse for de som jobber der. Når de som utfører jobben har inngående situasjonsforståelse kan de ta gode beslutninger og justeringer for å unngå feil. Dette innebærer også at organisasjonene har oppmerksomhet på å ha gode relasjoner de ansatte i mellom på grunn av viktigheten av å kommunisere på en god måte.

4) Er engasjert i robusthet
Robuste organisasjoner er klar over at systemet deres ikke er perfekt. Dette er årsaken til at de ansatte utfyller egne antakelser, lærer av feil, kompliserer egne persepsjoner med fokus på robusthet. Organisasjonene er dermed dynamiske og anser seg aldri utlært eller hviler på laurbær om en kjent hendelse er avverget. Organisasjonene utvikler evner til å oppdage, beherske feil i en risikofylt kontekst og komme tilbake i vanlig gjenge igjen og starte samme prosess på ny.

5) Er fleksible med tanke på de ansattes kompetanse
I og med at organisasjonene er opptatt av å få frem ulike syn og skepsis har de også fokus på at de ansatte kommer fra ulike bakgrunner. Dette gir et bredt spekter av kompetanse på flere nivåer. Organisasjonene unngår rigide hierarkier som er spesielt sårbare for feil og jobber for å få beslutningstakingen gjort på riktig nivå, gjerne der selve jobben utføres. Når en eventuell uønsket situasjon oppstår har de mulighet til å velge ansatte som har den beste kompetansen til akkurat den konteksten. Merk at ansiennitet ikke er ensbetydende med best erfaring og kompetanse.

(Bilde fra: memes.com)

Referanser:

Reason, J. (1997). Human Error. Cambridge: Cambridge University Press.

Weick, K. & Sutcliffe, K. (2007). Managing the unexpected. Resilient performance in an age of uncertainty. Jossey-Bass: San Fransisco.